Termo de Aceite e Adesão

Este Termo de Aceite e Adesão (doravante TERMO) regula as condições de contratação e uso da plataforma MENTE NR1, software de apoio ao compliance psicossocial conforme a Norma Regulamentadora nº 1 (NR-1), comercializado na modalidade Software as a Service (SaaS) pela MENTENR1 LTDA.

Ao criar conta, iniciar o período de teste, clicar em campo de aceite eletrônico, efetuar pagamento ou utilizar qualquer funcionalidade da plataforma, o CLIENTE declara que leu, compreendeu e aceita integralmente as condições deste TERMO, que passa a vincular as PARTES para todos os fins de direito.

O aceite pode se dar por meio eletrônico, mediante marcação de campo próprio na plataforma ou conclusão do cadastro, hipótese em que o registro eletrônico do aceite (data, hora, identificação do usuário e endereço IP) constitui prova da contratação, nos termos do art. 10, parágrafo 2º, da Medida Provisória 2.200-2/2001 e do Código Civil.

Caso o aceite seja realizado por pessoa física em nome de pessoa jurídica, o aceitante declara possuir poderes para representar e obrigar a empresa CLIENTE nos termos deste instrumento.

Este TERMO pode, alternativamente, ser firmado em via física ou eletrônica assinada, conforme o Anexo de Adesão ao final, sem prejuízo de sua validade quando aceito eletronicamente na plataforma.

Para os fins deste TERMO, considera-se:

PLATAFORMA ou MENTE NR1: o software de apoio ao compliance psicossocial disponibilizado em modelo SaaS, acessível via navegador e demais meios disponibilizados pela MENTENR1 LTDA.

MENTENR1 ou CONTRATADA: MENTENR1 LTDA, titular e provedora da plataforma.

CLIENTE ou CONTRATANTE: a pessoa jurídica que adere a este TERMO e contrata o uso da plataforma para gestão do seu compliance psicossocial.

USUÁRIOS: pessoas autorizadas pelo CLIENTE a acessar a plataforma (gestores, equipe de SESMT, RH, responsáveis pelo compliance).

COLABORADORES: os trabalhadores do CLIENTE que respondem aos instrumentos de diagnóstico psicossocial.

NR-1: Norma Regulamentadora nº 1 do Ministério do Trabalho, que dispõe sobre o gerenciamento de riscos ocupacionais, incluindo os fatores psicossociais.

PGR: Programa de Gerenciamento de Riscos, no qual se insere o Inventário de Riscos Psicossociais.

DIAGNÓSTICO PSICOSSOCIAL MENTENR1: instrumento proprietário de avaliação dos fatores psicossociais utilizado pela plataforma, desenvolvido com base em metodologias cientificamente reconhecidas, entre elas o COPSOQ III, a ISO 45003 e as diretrizes da OMS e da OIT.

ANDREIA: copilota de inteligência artificial integrada à plataforma, que auxilia na geração e análise de conteúdo técnico, sempre sob revisão e responsabilidade do USUÁRIO.

MRR: receita recorrente mensal correspondente à assinatura do CLIENTE.

DOSSIÊ: conjunto documental gerado pela plataforma, com registro auditável das ações de compliance, assinado digitalmente em ICP-Brasil quando aplicável.

LGPD: Lei Geral de Proteção de Dados, Lei 13.709/2018.

2.1. Constitui objeto deste TERMO a concessão ao CLIENTE de licença de uso, não exclusiva, intransferível e temporária, da plataforma MENTE NR1, na modalidade SaaS, durante a vigência da contratação, para apoio ao gerenciamento do compliance psicossocial conforme a NR-1.

2.2. A licença compreende o acesso às funcionalidades do plano contratado, conforme definido no ato de adesão, incluindo atualizações e melhorias disponibilizadas pela MENTENR1 a seu critério.

2.3. A plataforma é disponibilizada como serviço hospedado em nuvem. O CLIENTE não adquire o software, seu código-fonte ou qualquer direito de propriedade sobre a plataforma, mas tão somente o direito de acessá-la e utilizá-la nos termos deste TERMO.

3.1. A plataforma MENTE NR1 disponibiliza, conforme o plano contratado, os seguintes módulos de apoio ao compliance psicossocial:

• Diagnóstico Psicossocial MenteNR1, instrumento proprietário de avaliação dos fatores psicossociais, para identificação dos fatores de risco;
• Inventário de Riscos Psicossociais (PGR), com biblioteca de riscos e templates por tipo de empresa;
• Matriz de risco 5x5, para categorização por probabilidade e severidade;
• Plano de Ação, para registro e acompanhamento das medidas preventivas e corretivas;
• Canal de Denúncia, em atendimento à Lei 14.457/2022;
• Dossiê documental com registro auditável das ações, com assinatura digital ICP-Brasil quando aplicável;
• ANDREIA, copilota de inteligência artificial de apoio à geração e análise de conteúdo técnico.

3.2. A MENTENR1 poderá, a seu critério, evoluir, adicionar, modificar ou descontinuar funcionalidades, comprometendo-se a comunicar previamente alterações relevantes que impactem o uso pelo CLIENTE.

Esta cláusula define, de forma expressa, a natureza e os limites do serviço prestado, sendo essencial para a correta compreensão do que a plataforma é e do que ela não é.

4.1. A plataforma MENTE NR1 é uma FERRAMENTA DE APOIO à gestão do compliance psicossocial. Ela organiza, estrutura, documenta e dá suporte técnico ao processo, mas NÃO substitui a responsabilidade técnica, administrativa e legal do CLIENTE quanto ao cumprimento da NR-1 e das demais normas aplicáveis.

4.2. A MENTENR1 NÃO garante, sob nenhuma forma, imunidade a autuações, multas, ações judiciais, condenações ou qualquer resultado específico perante a fiscalização do trabalho, o Ministério Público do Trabalho ou o Poder Judiciário. O resultado de eventual fiscalização ou demanda depende de múltiplos fatores externos à plataforma, inclusive da efetiva implementação, pelo CLIENTE, das medidas indicadas.

4.3. A correta utilização da plataforma, a veracidade dos dados inseridos, a efetiva aplicação dos diagnósticos, a implementação das medidas preventivas e a tomada de decisão técnica são de responsabilidade exclusiva do CLIENTE e de seus profissionais habilitados (medicina e segurança do trabalho, recursos humanos, jurídico).

4.4. As sugestões geradas pela copilota ANDREIA e pelos automatismos da plataforma têm caráter de apoio e devem ser sempre revisadas e validadas por profissional habilitado do CLIENTE. A MENTENR1 não se responsabiliza por decisões tomadas com base exclusiva em sugestões automatizadas sem a devida revisão técnica.

4.5. A plataforma não presta serviços de consultoria, perícia, laudo médico ou parecer jurídico. Tais serviços, quando necessários, devem ser contratados pelo CLIENTE junto a profissionais habilitados.

5.1. O acesso à plataforma depende de cadastro, no qual o CLIENTE fornece informações verídicas, completas e atualizadas, responsabilizando-se por sua exatidão.

5.2. As credenciais de acesso são pessoais e intransferíveis. O CLIENTE é responsável por manter a confidencialidade de senhas e por todas as atividades realizadas em sua conta, devendo comunicar imediatamente à MENTENR1 qualquer uso não autorizado.

5.3. O CLIENTE é responsável por definir e gerir os níveis de acesso dos seus USUÁRIOS, observando que o acesso a dados sensíveis deve ser restrito a pessoas autorizadas e com necessidade legítima.

6.1. A MENTENR1 poderá disponibilizar período de teste gratuito de 14 (quatorze) dias, durante o qual o CLIENTE acessa funcionalidades da plataforma para avaliação, sem cobrança.

6.2. Encerrado o período de teste, a continuidade do uso depende da contratação de plano pago, mediante confirmação e início da cobrança conforme o plano escolhido. Não havendo contratação, o acesso poderá ser suspenso ou limitado.

6.3. Os dados inseridos durante o teste poderão ser preservados por prazo razoável para permitir a continuidade na contratação, observada a política de retenção e a LGPD.

7.1. A contratação se dá por assinatura recorrente, com valor calculado conforme o plano contratado e o número de COLABORADORES do CLIENTE, segundo a tabela comercial vigente na data da adesão.

7.2. O valor da assinatura, o plano, o número de colaboradores que compõe a base de cálculo, eventuais descontos e a cobrança de Setup, quando aplicável, são aqueles indicados no ato de adesão (checkout, proposta ou Anexo de Adesão), que prevalece para todos os fins. Este TERMO não fixa valores, que constam exclusivamente do ato de adesão e da tabela comercial vigente.

7.3. A tabela comercial pratica valores por faixa de número de colaboradores, com condições que podem variar conforme porte, volume e características da contratação. A MENTENR1 pode, a seu critério, conceder descontos, aplicar cupons promocionais, estabelecer condições comerciais especiais ou abonar valores em casos específicos, sem que isso altere as demais condições deste TERMO nem gere direito adquirido a sua manutenção em ciclos futuros.

7.4. O pagamento é mensal e recorrente, na forma e no vencimento definidos no ato de adesão (cartão de crédito, boleto, PIX ou outro meio disponibilizado). A não confirmação do pagamento poderá ensejar suspensão do acesso, conforme Cláusula 18.

7.5. Eventual cobrança de Setup, quando aplicável, refere-se ao serviço inicial de implantação e configuração e será cobrada conforme definido no ato de adesão.

8.1. Os valores da assinatura serão reajustados anualmente, a cada 12 (doze) meses contados do início da vigência, pela variação do IPCA acumulado no período ou, na sua ausência, por índice que o substitua.

8.2. A MENTENR1 pode alterar a tabela comercial e os planos a qualquer tempo. Alterações que impactem o valor pago pelo CLIENTE serão comunicadas com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, aplicando-se somente após esse prazo e preservadas as condições do ciclo já contratado e pago. Não havendo concordância com o novo valor, o CLIENTE pode cancelar a assinatura na forma da Cláusula 18, sem ônus adicional.

8.3. Descontos, cupons e condições promocionais têm caráter temporário e vinculam-se às condições específicas em que foram concedidos, podendo a cobrança retornar ao valor de tabela vigente ao término da promoção, conforme informado no ato de concessão.

9.1. Este TERMO entra em vigor na data do aceite ou início da contratação e vigora por prazo indeterminado, enquanto mantida a assinatura ativa.

9.2. A assinatura se renova automaticamente a cada ciclo, salvo manifestação de cancelamento por qualquer das PARTES, na forma da Cláusula 15.

• Disponibilizar a plataforma conforme o plano contratado, envidando os melhores esforços para mantê-la disponível e funcional;
• Fornecer suporte técnico nos canais e horários divulgados;
• Adotar medidas técnicas e organizacionais de segurança da informação compatíveis com a natureza dos dados tratados;
• Tratar os dados pessoais na qualidade de operadora, conforme as instruções do CLIENTE e a LGPD;
• Comunicar previamente alterações relevantes que impactem o uso da plataforma;
• Manter a confidencialidade das informações do CLIENTE.

• Utilizar a plataforma de acordo com este TERMO e a legislação aplicável;
• Fornecer dados verídicos e mantê-los atualizados, em especial o número de colaboradores que compõe a base de cálculo da assinatura;
• Garantir que possui base legal e que cumpriu os deveres de informação aos colaboradores quanto ao tratamento de seus dados, conforme Cláusula 12;
• Designar profissionais habilitados para a interpretação técnica dos resultados e a implementação das medidas;
• Não utilizar a plataforma para finalidade ilícita, nem tentar acessar, copiar ou explorar indevidamente o software;
• Efetuar pontualmente o pagamento das assinaturas devidas;
• Responsabilizar-se pela gestão dos acessos dos seus usuários e pelo uso das credenciais.

Dada a natureza sensível dos dados envolvidos no compliance psicossocial, esta cláusula recebe atenção especial e detalha os papéis e as responsabilidades das PARTES sob a Lei Geral de Proteção de Dados.

12.1. Papéis das partes. O CLIENTE é o CONTROLADOR dos dados pessoais de seus colaboradores, cabendo-lhe as decisões sobre o tratamento. A MENTENR1 atua como OPERADORA, tratando os dados em nome e conforme as instruções do CLIENTE, exclusivamente para a finalidade de execução deste TERMO.

12.2. Dados sensíveis.

12.2.1. As PARTES reconhecem que o diagnóstico psicossocial pode envolver dados pessoais sensíveis, especialmente dados referentes à saúde, nos termos do art. 5º, II, da LGPD, exigindo tratamento com salvaguardas reforçadas.

12.2.2. O tratamento desses dados se fundamenta, conforme o caso, no cumprimento de obrigação legal e regulatória pelo CONTROLADOR (NR-1 e normas correlatas), na tutela da saúde em procedimento realizado por profissionais competentes, e nas demais bases legais aplicáveis do art. 7º e do art. 11 da LGPD.

12.3. Deveres do CLIENTE como controlador.

• Informar os colaboradores sobre o tratamento de seus dados, de forma transparente, conforme art. 9º da LGPD;
• Assegurar a existência de base legal adequada para o tratamento;
• Definir os usuários autorizados e restringir o acesso a dados sensíveis ao mínimo necessário;
• Atender, como controlador, às requisições dos titulares e da autoridade nacional.

12.4. Deveres da MENTENR1 como operadora.

• Tratar os dados somente para a finalidade deste TERMO e conforme as instruções do CLIENTE;
• Adotar medidas técnicas e administrativas de segurança aptas a proteger os dados;
• Privilegiar a apresentação de resultados de diagnóstico de forma agregada e, sempre que possível, anonimizada nos relatórios coletivos, preservando a identidade individual dos respondentes;
• Não compartilhar os dados com terceiros, salvo subcontratados necessários à prestação (como provedores de nuvem), que estarão submetidos a obrigações de proteção equivalentes;
• Auxiliar o CLIENTE no atendimento às requisições de titulares e da autoridade nacional, na medida de sua atuação como operadora;
• Eliminar ou devolver os dados ao término do tratamento, ressalvada a retenção legal prevista na Cláusula 13.

12.5. Incidentes de segurança.

12.5.1. Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano aos titulares, a MENTENR1 comunicará o CLIENTE em prazo razoável, em regra até 48 (quarenta e oito) horas após a ciência, fornecendo as informações necessárias para que o CLIENTE, na qualidade de controlador, adote as providências cabíveis perante a autoridade nacional e os titulares.

12.6. Subcontratação.

12.6.1. O CLIENTE autoriza a MENTENR1 a utilizar subcontratados (provedores de infraestrutura em nuvem e serviços técnicos) necessários à operação da plataforma, sob obrigação de confidencialidade e segurança compatíveis com este TERMO e com a LGPD.

13.1. A plataforma gera DOSSIÊ documental com o registro auditável das ações de compliance, que pode receber assinatura digital em padrão ICP-Brasil, conferindo-lhe validade jurídica e integridade.

13.2. Considerando a natureza do compliance psicossocial e a possibilidade de utilização do DOSSIÊ como prova em fiscalizações e demandas, os registros documentais poderão ser retidos pelo prazo de até 20 (vinte) anos, em consonância com os prazos prescricionais aplicáveis às relações de trabalho e à comprovação do cumprimento de obrigações.

13.3. A retenção do DOSSIÊ atende a base legal de cumprimento de obrigação legal e regulatória e de exercício regular de direitos, prevalecendo, no que couber, sobre o pedido de eliminação, nos limites da LGPD.

13.4. Encerrada a contratação, o CLIENTE poderá solicitar a exportação dos seus dados e do DOSSIÊ em formato legível, dentro de prazo razoável, observada a política de retenção e segurança.

13.5. Os dados pessoais que não estejam sujeitos à retenção legal serão eliminados ou anonimizados ao término do tratamento, conforme a LGPD.

14.1. A plataforma MENTE NR1, incluindo software, código-fonte, design, marcas, metodologias, bases de conhecimento, biblioteca de riscos, templates e a copilota ANDREIA, é de titularidade exclusiva da MENTENR1, protegida pela legislação de propriedade intelectual e de software.

14.2. Este TERMO concede apenas direito de uso durante a vigência, não transferindo ao CLIENTE qualquer direito de propriedade. É vedado ao CLIENTE copiar, modificar, descompilar, fazer engenharia reversa, sublicenciar ou explorar comercialmente a plataforma.

14.3. Os dados inseridos pelo CLIENTE e os documentos por ele gerados na plataforma permanecem de titularidade do CLIENTE, que concede à MENTENR1 licença para tratá-los na medida necessária à prestação do serviço.

15.1. As PARTES manterão sob confidencialidade as informações comerciais, técnicas, financeiras e operacionais a que tiverem acesso, sendo vedada a divulgação a terceiros sem autorização escrita, ressalvadas as exigências legais. A obrigação perdura por 5 (cinco) anos após o término deste TERMO.

16.1. A MENTENR1 envidará os melhores esforços para manter a plataforma disponível de forma contínua, ressalvadas paradas programadas para manutenção, atualizações e eventos de força maior, comunicadas quando possível com antecedência.

16.2. A indisponibilidade temporária decorrente de manutenção, falhas de terceiros (provedores de internet, infraestrutura de nuvem) ou caso fortuito e força maior não configura inadimplemento contratual.

16.3. O suporte técnico será prestado pelos canais e nos horários divulgados pela MENTENR1, voltado a dúvidas operacionais e funcionais sobre a plataforma.

17.1. A responsabilidade da MENTENR1 limita-se à adequada disponibilização da plataforma conforme contratado. A MENTENR1 não responde por danos decorrentes de uso indevido, inserção de dados incorretos, ausência de implementação das medidas pelo CLIENTE, decisões técnicas tomadas pelo CLIENTE ou interpretação equivocada dos resultados.

17.2. Reafirma-se que a plataforma é ferramenta de apoio e não garante resultado específico perante fiscalização ou demanda judicial, conforme Cláusula 4. A responsabilidade pelo efetivo compliance permanece do CLIENTE.

17.3. Na máxima extensão permitida pela lei, a responsabilidade total da MENTENR1 por eventuais danos comprovadamente a ela imputáveis fica limitada ao valor das assinaturas efetivamente pagas pelo CLIENTE nos 12 (doze) meses anteriores ao evento que originou o dano.

17.4. A MENTENR1 não responde por lucros cessantes, danos indiretos ou expectativas de resultado, ressalvadas as hipóteses de dolo ou culpa grave.

18.1. O CLIENTE pode cancelar a assinatura a qualquer tempo, mediante solicitação pelos canais oficiais, cessando a renovação a partir do ciclo seguinte. Não há reembolso de valores referentes a ciclo já iniciado, salvo disposição legal em contrário.

18.2. A MENTENR1 pode suspender o acesso em caso de inadimplência, mediante comunicação prévia, restabelecendo-o após a regularização. A inadimplência superior a 30 (trinta) dias poderá ensejar rescisão.

18.3. Qualquer das PARTES pode rescindir este TERMO em caso de descumprimento grave não sanado, após notificação com prazo de 15 (quinze) dias para saneamento.

18.4. Encerrada a contratação, observa-se a Cláusula 13 quanto à exportação e retenção dos dados e do DOSSIÊ.

19.1. O atraso no pagamento sujeita o CLIENTE a multa de 2% (dois por cento) sobre o valor em atraso, juros de mora de 1% (um por cento) ao mês e correção monetária pelo IPCA, sem prejuízo da suspensão do acesso prevista na Cláusula 18.

20.1. A nulidade de qualquer cláusula não afeta as demais. A tolerância de uma PARTE não constitui novação ou renúncia.

20.2. A MENTENR1 pode atualizar este TERMO para refletir mudanças legais, técnicas ou comerciais, comunicando o CLIENTE com antecedência razoável. O uso continuado após a vigência da nova versão implica concordância. Não havendo concordância, o CLIENTE pode cancelar a assinatura.

20.3. Este TERMO não estabelece sociedade, vínculo empregatício, joint venture ou representação entre as PARTES, que atuam de forma autônoma e independente.

20.4. As comunicações serão feitas preferencialmente por meio eletrônico, aos endereços informados no cadastro.

20.5. Este TERMO, juntamente com o ato de adesão e eventual Anexo de Adesão, constitui o entendimento integral entre as PARTES sobre o objeto.

21.1. Este TERMO é regido pelas leis da República Federativa do Brasil, em especial o Código Civil (Lei 10.406/2002), o Marco Civil da Internet (Lei 12.965/2014) e a LGPD (Lei 13.709/2018).

21.2. Fica eleito o foro da Comarca de Uberaba, Estado de Minas Gerais, para dirimir controvérsias, com renúncia a qualquer outro, comprometendo-se as PARTES a tentar a resolução amigável antes de demanda judicial.